نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه
.
در دنیای کسب و کار، ارزش بیشتر معمولاً به معنای درآمد بیشتر است. از میان موسسات آموزشی تنها تعداد کمی کاملا سودمحور هستند، بنابراین منظور از "ارزش آفرینی" در حوزه مشاغل آموزشی دقیقاً چیست؟ مفهوم ارزش آفرینی می تواند به معانی زیر تعبیر شود:
جذب دانشجویان جدید و افزایش تعداد ثبت نام
افزایش تعامل دانشجویان در فعالیت های آموزشگاه
بهبود و تقویت روابط با دانش آموختگان و اساتید
بنابراین نرم افزار CRM آموزشگاهی چیست و موسسه های آموزشی چگونه از آن بهره مند می شوند؟
نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه چیست؟
نرم افزار CRM ویژه آموزشگاه ها و به طور کلی نرم افزارهای CRM درصدد تحقق یک هدف است: "ایجاد رابطه باارزش با مشتری". این هدف شامل ارزشمندتر کردن پیوندهای موجود و همچنین شکل گیری روابط تازه برای معتبرسازی مرکز آموزشی است.
مراکز آموزشی به طور معمول با چهره های مختلفی مراوده می کنند؛ متقاضیان احتمالی، دانش جویان (ثبت نام شده)، دانش آموختگان، مدرسان و کارکنان. نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه ها به حفظ و سازمان دهی کلیه اطلاعات جاری در یک موسسه آموزشی کمک می کند و پایه ایجاد روابط ارزشمند با دانشجویان است. علاوه بر این، نقش اساسی در مدیریت کارکنان و اتوماسیون گردش کار دارد.
تفاوت نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه با سایر نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه چیست؟
بدیهی است که نرم افزار مدیریت مراکز آموزشی کم نداریم. متداول ترین نوع مورد استفاده توسط موسسات آموزشی، "نرم افزار آموزشگاهی" نامیده می شود. اصطلاح دیگری که معمولاً مورد استفاده قرار می گیرد "نرم افزار ثبت نام آموزشگاه" است. این سیستم ها برای مدیریت جنبه های مهم آموزشگاه، مانند موارد زیر طراحی شده اند:
فرایند جذب دانشجو
ثبت نام و زمان بندی کلاس
پرداخت شهریه
حضور و غیاب و رتبه بندی دانشجویان
اطلاعات تماس دانشجو و اساتید
همان طور که مشاهده می کنید نرم افزار مدیریت آموزشگاه بر مدیریت فعالیت های پیچیده تمرکز دارد. اما صفر و صد عمل می کند مثلاً یک دانشجو ثبت نام کرده یا نکرده است. شهریه را کامل پرداخته است یا خیر؛ در کلاس حضور داشته یا غایب بوده است. آن را با نرم افزار CRM آموزشگاه ها مقایسه کنید که می تواند در زمینه های زیر راه گشا باشد:
جذب متقاضیان از گروه ها و مراکز فرهنگی، تفریحی، ورزشی مختلف مانند استخرها
بهبود مشاوره دوره ها برای افزایش قدرت نگهداری و تأمین بهتر نیازهای دانشجو
تقویت روابط دانشجویی و دانش آموختگان برای دریافت سرمایه های مالی
سوال پیش می آید برخی افراد تنها یکبار برای مشاوره و کسب اطلاعات درباره دوره ها با مرکز تماس می گیرند آیا این تماس در همین نقطه پایان می یابد یا می توان با پیگیری مستمر ارتباط را زنده نگهداشت؟
البته که هر تماس مقدمه شکل گیری ارتباط مستمر و موثر است، برای رسیدن به این هدف کافیست اپراتور اطلاعات تماس گیرنده را در سیستم CRM ثبت کند. حال می توان تاریخ تماس بعدی را مشخص کرد (مثلا دو هفته دیگر)، دورههای مرتبط را پیامک کرد، تخفیف دوره ها را اطلاع رسانی کرد و این دست کارها. آموزشگاه با جمع آوری، تجزیه و تحلیل داده ها و راه اندازی و مدیریت کمپین های مبتنی بر آنالیز داده، سعی در جذب دانشجوی جدید دارد.
به بیان دیگر، از هر دو نرم افزار مدیریت آموزشگاه و نرم افزار CRM نسخه آموزشگاه برای مدیریت اطلاعات استفاده می شود. در حالی که نرم افزار مدیریت دانشجو از این اطلاعات برای تسهیل فعالیت های اداری موسسه استفاده می کند، CRM از آن برای بهبود روابط مانند موارد ذکر شده در بالا استفاده می کند. دانشجویان خواستار توجه بیشتر و خدمات سریع تر هستند، بنابراین مراکز فعال به سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری روی می آورند تا به روشی موثر این خواسته را برآورده کنند.
یکی دیگر از ویژگی های مفید و پرکاربرد سیستم CRM، اتوماسیون گردش کار است. این ویژگی باعث می شود که هرگز پاسخ دادن یا پیگیری درخواست دانشجویان را فراموش نکنید؛ سیستم وظایف را به طور خودکار به کارشناس مرتبط اختصاص می دهد.
ویژگی های کلیدی نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه
جذب و پذیرش دانشجو
استفاده از نرم افزار CRM قطعاً پیشرفت بسیار خوبی در فرایند جذب و پذیرش دانشجو بوده و به مراکز آموزشی کمک می کند تا روی فعالیت هایی که منجر به جذب دانشجو می شود تمرکز کنند و ارتباطات را با دانشجویان احتمالی و پذیرفته شده خود سازمان دهی کنند.
مدیریت اطلاعات دانشجویان
تشکیل بانک اطلاعاتی مهم ترین ویژگی نرم افزارهای CRM است. اطلاعات دانشجویان از جمله نام، جنسیت، سوابق تحصیلی، تلفن، ایمیل و سایر اطلاعات از کانال های مختلف در یک پایگاه داده واحد جمع آوری می شود که دسترسی آسان تر به اطلاعات را فراهم می کند. هر تعامل با دانشجو توسط CRM ردیابی می شود، بنابراین می توان پیام های هدف متناسب با رفتارهای قبلی و از طریق کانال های سفارشی به دانشجو ارسال شود.
کاملا تحت وب
برای استفاده از نرم افزار آموزشگاه تحت وب، نیازی به طی مراحل نصب نرم افزار و بانک اطلاعاتی روی تک تک کامپیوترهای آموزشگاه نیست و کارمندان با اتصال به اینترنت از کلیه امکانات برنامه به راحتی بهره مند می شوند.
مدیریت چندین شعبه
برای مراکز آموزشی که در چندین شعبه فعالیت می کنند مدیریت تمام واحدهای آموزشی با یک نرم افزار متمرکز فراهم است که با بهره گیری از امکانات آن می توان فعالیت های همه آموزشگاه ها را کنترل و مدیریت کرد.
ارسال پیام کوتاه
این سیستم بستر مناسبی برای ارسال خودکار پیامک های اطلاع رسانی، نظرسنجی و... ارائه کرده است که با انتخاب قالب های از پیش تعریف شده موجب تسهیل کار شود. این پیام ها در مواردی مانند ارسال پیامک خوش آمدگویی، تایید ثبت نام، لغو کلاس، سررسید قسط شهریه و... کاربرد دارد.
اتصال به دستگاه POS
امکان اتصال به دستگاه POS برای پرداخت های حضوری در آموزشگاه از نقاط قوت این برنامه است. در این حالت تمام شهریه های پرداختی در پرونده دانشجو ثبت و قابل گزارش گیری است.
بازاریابی ایمیلی
ایمیل مارکتینگ نه تنها یکی از روش های بازاریابی مقرون به صرفه ای است که مراکزآموزشی می توانند از آن بهره ببرند، بلکه در افزایش نرخ بازگشت سرمایه فوق العاده موثر است. CRM کمک می کند تا کمپین های ایمیل را خودکار کنند، عملکرد کمپین را بسنجند و بر اساس داده های بدست آمده کمپین های بازاریابی با کیفیت تری طراحی کنند.
یکپارچگی داده ها
اکثر آموزشگاه ها از چندین سیستم مختلف نرم افزاری استفاده می کنند. این نرم افزار به یکپارچه سازی داده های سیستم های دیگر برای بهره مندی بیشتر و بهتر از داده ها و تسریع عملکرد کارکنان کمک می کنند.
امکانات نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه
تعریف دانشجویان و اساتید
تعریف دوره های آموزشی به همراه گروه و زیرگروه برای دوره ها
تعریف دوره های آموزشی قابل تدریس توسط یک استاد و هزینه پیشنهادی استاد
ثبت نام اولیه دانشجویان
تعریف دوره های تقویمی
تخصیص استاد به دوره های تقویمی
ثبت دانشجویان یک دوره تقویمی
ثبت محل برگزاری دوره
ثبت هزینه های یک دوره
ثبت نمره هر دوره
ثبت و چاپ گواهینامه برای دانشجویان هر دوره
ثبت نحوه ی پرداخت توسط دانشجویان و نمایش مانده حساب هر دانشجو
نمایش مانده حساب هر استاد در هر دوره
ارسال پیامک و ایمیل گروهی و تکی
نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه برای چه آموزشگاه هایی مناسب است؟
نرم افزار مدیریت مراکز آموزشی قابل استفاده در آموزشگاه علمی، آموزشگاه کنکور، آموزشگاه فنی و حرفه ای، آموزشگاه کامپیوتر، آموزشگاه زبان، آموزشگاه هنری و موسیقی، آموزشگاه رانندگی، موسسات قرآنی، مهد کودک و… است که نقش بسزایی در مدیریت و کنترل امور اداری آموزشگاه دارد.
.
