تمرکز روی مشتریان سودآور دلیل اصلی توسعه نرم افزار CRM است. در CRM هر تعامل با مخاطبان قابلیت ثبت، نگهداری و پیگیری دارد. هرچه ارتباطات موثرتری شکل بگیرد فرصت‌های بیشتر و بهتری برای مشتری مداری موفق فراهم می‌آید.
اغلب کسب و کارها بیشتر از اینکه سعی در حفظ ارتباط موثر با مشتریان فعلی خود داشته باشند، تمرکز خود را معطوف به کسب مشتری جدید کرده اند. مشتریان جدید بزرگترین منبع رشد کسب و کار شما هستند در عین حال هزینه جدیدی به مجموعه تحمیل می‌کنند. بنابراین اطمینان حاصل کنید ارتباط با مشتریان به اندازه کافی سودمند است.
کلیه ارتباطاتی که با مشتریان، تامین کنندگان، نمایندگی‌ها و رقبا برقرار می‌شود در قالب عناوین زیر در نرم افزار CRM ثبت می‌شود:
· موضوع ارتباط
· ثبت بازارياب یا شخص برقرار کننده ارتباط
· ثبت انواع روش‌های ارتباطی
· ثبت زمان ارتباط (تاریخ و ساعت)
· ثبت کالای متناسب با ارتباط برقرار شده
· ثبت انواع نتایج ارتباطی
· ضمیمه فايل ارتباطی مبادله شده
· توضیحات