نرم افزار CRM یک ماه اول رایگان

عوامل شکست و موفقیت پروژه ERP

عوامل شکست و موفقیت پروژه ERP

در طول مدت پیاده سازی سیستم های ERP، سازمان با دو گروه از تغییرات مواجه خواهد بود و کارکنان مجبورند برای اعمال تغییرات در سازمان، در مدتی کوتاه، هر دو گروه از تغییرات را فراگیرند. گروه اول تغییرات، مربوط به فناوری مورد استفاده در سازمان و گروه دوم تغییرات پدید آمده در فرآیندهای سازمان است.

یکپارچه سازی زیر سیستم های مختلف سازمان با اصلاح فرآیندهای جاری در سازمان یا حتی ساختار سازمانی همراه خواهد بود، بهمین دلیل است که در بیشتر موارد، پیاده سازی سیستم ERP در سازمان، یک پروژه مهندسی مجدد فرآیندها را نیز درپی خواهد داشت. وجود هزینه های گزاف در سه بعد خرید نرم افزار، استفاده از مشاوران جهت پیاده سازی سیستم ERP و آموزش کارکنان و از سوی دیگر پیچیدگی بالای پروژه های ERP و نبود مدلها و راهکارهای جامع جهت استقرار ERP، پیاده سازی این پروژه ها را با ریسک زیادی همراه کرده است.

بدین ترتیب بطور اجمال می توان گفت اهم مشکلاتی که در هنگام پیاده سازی این سیستم رخ می دهد اغلب شامل موارد ذیل خواهد بود:

هزینه استقرار، در بسیاری از موارد، بیش از پیش بینی اولیه است.

زمان و تلاش صرف شده جهت استقرار، در بسیاری از موارد بیش از بیش بینی اولیه است.

منابع تجاری و فناوری اطلاعات مورد نیاز، بیش از حد تصور بوده است.

نیاز به مهارت ( بیرون از شرکت )، بالاتر از حد تصور بوده است.

تغییرات مورد نیاز در فرآیندهای تجاری، بالاتر از حد تصور بوده است. به ویژه در میان زیر سیستم ها تمرین و آموزش هرگز کافی نبوده است.

همانطور که قبلا در بخش پیاده سازی ERP اشاره شد در تحقیقی كه توسط Maheshwari و Kumar در سال ۲۰۰۲ انجام شده است معیارهای انتخاب فروشنده بسته نرم افزاری یا خود بسته نرم افزاری و موانع اصلی موجود در راه پیاده سازی این سیستمها در قالب فاكتورهایی با نظرخواهی از شركتهای استفاده كننده از سیستمهای ERP شناخته شده اند كه معیارهای انتخاب فروشنده در آن بخش معرفی کردیم و اکنون نیز موانع اصلی را در نمودار زیر بیان میکنیم:

علل شکست پروژه‌های ERP

نتایج تحقیقات آماری در دنیا نشان داده است كه نزدیك به ۷۰ درصد پروژه های استقرار ERP، شكست خورده است. اگر بخواهیم به این آمار با دید منفی نگاه كنیم می بینیم كه احتمال شكست پروژه های ERP، زیاد است، اما با نگاه دیگر (در صورتی كه نیمه ی پر لیوان را ببینیم) می توان گفت: بیش از ۳۰ درصد پروژه های استقرار ERP دردنیا با موفقیت كامل روبرو بوده اند و این مطلب نشان می دهد كه اگر دلایل شكست پروژه ها ی ERP، با دقت مطالعه و از نتایج این مطالعات بهره برداری مناسب صورت گیرد می توان احتمال موفقیت این گونه پروژه ها را افزایش داد.

ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شرکت نظیر مالی، ‌ساخت و … است. شما به منظور بهره‌برداری بهتر از نرم‌افزار باید افرادی را در شرکت داشته باشید تا روش‌های کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند. اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روش‌های کاری لحاظ شده در نرم افزار نسبت به روش‌هایی که آنها به کار می‌برند، ‌به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست می‌کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روش‌های کاری آنان باشد و در اینجاست که پروژه ERP شکست می‌خورد.

ERP روند کار افراد را در تمام موسسه دگرگون می‌کند. اگر کارکنان در هریک از بخش‌ها با این امر که روش‌های جدید بهتر از رو‌ش‌های قبلی هستند موافق نباشند،‌ در مقابل استفاده از نرم افزار مقاومت می‌کنند یا از بخش IT می‌خواهند که نرم‌افزار را طوری تغییر دهد که با روش کار فعلی‌شان منطبق شود. این جایی است که پروژه ERP شکست می‌خورد. اینجاست که جنگی سیاسی بر سر اینکه نرم‌افزار چگونه کار کند درمی‌گیرد. بخش IT بودجه بیشتری مصرف می‌کند تا خواسته‌های افراد صاحب نفوذ موسسه را تامین کند. این اهلی سازی نرم‌افزار را ناپایدار و نگهداری آن را سخت‌تر می‌کند.

ولی بخش IT می‌تواند در بیشتر موارد اشکالات را برطرف کند و کمتر موسسه بزرگی می‌تواند از بومی سازی اجتناب کند، چون هر تجارتی ویژگی‌هایی دارد که سازنده نرم‌افزار در هنگام ساخت نمی‌توانسته آنها را پیش‌بینی کند. اشتباهی که موسسات مرتکب می‌شوند این است که تصور می کنند تغییر عادات کارکنان آسانتر از بومی کردن نرم‌افزار است. این طور نیست. مقاومت درونی موسسه در برابر تغییر یکی از دلایل متداول شکست پروژه‌های ERP است.

اگر این مسائل هم حل شوند، باز هم نصب یک برنامه به پیچیدگی‌ یک ERP دشواری‌های زیادی دارد. تنظیم سوئیچ‌های ERP برای آنانکه با نیازهای موسسه منطبق شود،‌ نیاز به درک عمیقی از روند عملیات فعلی دارد،‌ عملیاتی که پس از تنظیم ERP بازسازی خواهد شد.

و اما مهمترین دلایل شكست پروژه ها عبارتند از:

Product

عدم انتخاب محصول مناسب كه نیازمندی‌های سازمان را به خوبی مرتفع نماید و نزدیكترین تطابق را با نیازمندیهای سازمان داشته باشد.

Team

عدم انتخاب شركت مناسب برای استقرار محصول.

Governace

عدم تخصیص نیروهای مدیریتی و كارشناسی تمام وقت از سوی مشتری.

Scope

عدم تعیین دقیق حوزه انجام كار در قرارداد.

Change

عدم توجه به مدیریت تغییرات در سازمان مشتری.

Skill

عدم آشنایی و مهارت تیم پیمانكار با فرایندهای كارفرما.

Calloboration

عدم وجود ارتباطات و جلسات مناسب بین تیم اجرایی پیمانكارو كارفرما.

Methodology

عدم وجود یك متدولوژی مشخص برای استقرار.

Training

عدم وجود آموزش كافی برای كاربران.

Culture

عدم تطابق مسایل بومی و فرهنگی پیش بینی شده در نرم افزار با مسایل مورد نیاز مشتری، این مورد یكی از مهمترین دلایل عدم موفقیت به كار گیری نرم افزارهای ERP، خارجی در ایران می باشد؛ چراكه بنا به دلایل خاص فرهنگی كشورمان و زبان فارسی، بسیاری از نرم افزار های خارجی هنوز با نیازهای سازمانهای ایرانی به طور كامل تطبیق نیافته اند.

Leadership

عدم پشتیبانی و حمایت كافی از سوی مدیران ارشد كارفرما.

هزینه های تهیه ERP

تهیه‌ی ERP، مستلزم دو نوع هزینه می‌باشد: یكی هزینه ی خرید لایسنس نرم افزار و دیگری هزینه ی استقرار، هزینه خرید لایسنس نرم افزار بین 1000 تا 5000 یورو به ازای هر كاربر و هزینه ی استقرار بین 1 تا 3 برابر قیمت محصول می باشد و عدم برآورد دقیق هزینه ها به ویژه هزینه ی استقرار توسط شركت تأمین كننده معمولاً باعث شكست پروژه می شود.

عوامل موفقیت ERP

چشم اندازی را ایجاد كنید

برگشت سرمایه بكار رفته را درك كنید

تلاشهایتان را اولویت بندی كنید

لازم و ملزومات سیستم را بشناسید

فرآیند ها را یكپارچه كنید

اجرا را كنترل كنید

تغییرات را كنترل كنید

عوامل کلیدی موفقیت در سیستم­‌های ERP توسط گروه مشاوره پاناروما

گروه مشاوره پاناروما طی تحقیقی که در سال 2008 میلادی بر روی برخی از شرکت­های پیاده کننده سیستم‌­های ERP انجام داد. برخی از مهمترین عوامل کلیدی موفقیت در پیاده‌­سازی سیستم در این شرکت­ ها را شناسایی نموده و به شرح ذیل گزارش کرده است:

در ابتدا بر روی فرآیندهای کسب و کار و نیازهای عملیاتی تمرکز کنید: بسیاری از سازمانها در زمان انتخاب و پیاده سازی سیستم ERP به دنبال مسایل و زیرساخت­های فنی استقرار سیستم بوده و دغدغه اصلی آنها معطوف به مسایل فنی است. مهم‌تر از مسایل فنی در ابتدای پروژه شناسایی دقیق نیازمندی‌های کسب و کار و هم راستا سازی نرم افزار به عملیات کسب و کار است.

سعی کنید تا بازگشت سرمایه حاصل از پیاده سازی سیستم را برآورد کرده تا در زمان پس از پیاده سازی ابزاری برای سنجش عملکرد در دست داشته باشید. در پروژه های ERP برخی از مدیران به دنبال برآورد نتایج حاصل از پیاده سازی سیستم به نحوی هستند که مدیریت ارشد سازمان نسبت به پیاده سازی سیستم متمایل و متقاعد شود.

به نظام منسجم مدیریت پروژه و اختصاص منابع کافی و مناسب به پروژه پایبند باشید. دستیابی به موفقیت زمانی رخ می دهد که یک تیم پروژه قوی با منابع مورد نیاز به کار گمارده شده و بین تمام ذینفعان سیستم ارتباطات و هماهنگی های سریعی رخ دهد. پروژه ERP در سطح کل سازمان مطرح شده و موفقیت آن در گروه هماهنگی تمامی ذینفعان سیستم است. این امر تنها در سایه یک ساختار قوی مدیریت پروژه محقق میشود.

تعهد مدیریت ارشد را کسب نمایید. هر پروژه­ای بدون حمایت مدیریت ارشد آن نمی تواند موفق شود. پشتیبانی پروژه تنها از سمت مدیریت فناوری اطلاعات نمی تواند موفقیت پروژه ERP را تضمین نماید. تمام مدیران ارشد اجرایی باید در فرآیند پیاده سازی مشارکت نمایند. مالکیت و بهره برداری از سیستم تنها در اختیار واحد فناوری اطلاعات نیست و تمامی بخشهای سازمان به تبع نیاز خود از آن بهره مند می باشند. خصوصاً با استقرار دیدگاه های فرآیندی، همکاری و هماهنگی واحدهای مختلف در اجرای موفق فرآیندهای یکپارچه در قالب سیستم ضروری است.

زمان مناسبی را برای شناسایی نیازمندی­‌ها و برنامه‌­ریزی پروژه اختصاص دهید. در ابتدای پروژه بهتر است زمان مناسبی برای شناسایی و مستندسازی نیازمندی­های سازمان اختصاص یابد. سازمان نباید به سرعت درگیر فرآیند پیاده­سازی شود. بلکه قبل از پیاده سازی باید به دقت فرآیندهای خود را مستند نماید. آینده کسب و کار را پیش بینی نموده و براساس وضعیت جاری و آتی کسب و کار، نیازمندی­های خود را به تیم پروژه منتقل نماید. هر مقدار که در این بخش زمان مناسب­‌تری صرف شود در آینده زمان کمتری برای رفع مشکلات سیستم مورد نیاز است.

بر داده­ ها تمرکز کنید. علت پیاده ­سازی سیستم در بسیاری از سازمان­ها، رفع مشکلاتی است که در مدیریت داده ها با آنها روبرو هستند. داده‌­های تکراری، ناصحیح، متناقض و غیر قابل اطمینان مشکلی است که سازمان­ها را درگیر نموده است. سیستم ERP زمانی می­تواند مشکلات را حل نماید که داده‌­های ورودی، خصوصاً داده­‌های پایه، سالم و صحیح باشند. بنابراین در زمان شناسایی نیازمندی­‌های سیستم باید ساختار داده های سازمان و نیازمندی های وی در این خصوص نیز به صورت دقیق شناسایی شود.

نسبت به آموزش مناسب و مدیریت تغییر اهتمام ورزید. سیستم ERP تغییرات اساسی را برای کارکنان به همراه دارد. اگر کارکنان روش بهره­‌گیری از سیستم را فرا نگیرند، کارایی آن کاهش خواهد یافت. در این حالت حتی اگر سیستم در بهترین حالت استقرار یابد، بدون آموزش مناسب کاربران نخواهند توانست از آن استفاده نمایند. در استقرار سیستم ERP باید نگاهی دوباره به مقوله­‌های مدیریت منابع انسانی داشت و طراحی شغل، ساختار، شیوه های انگیزشی و آموزش را متحول نمود.

اهداف و مقاصد اصلی از پیاده سازی سیستم را مشخص کنید. سیستم تنها در زمانی میتواند برای سازمان مفید واقع شود که در راستای توانمندسازی کسب و کار و تحقق اهداف سازمان به کار گرفته شود. اگر بهترین نرم افزار به لحاظ فنی و کارکردی استقرار یابد و نتواند اهداف سازمان را برآورده سازد، آنگاه اثر بخشی سیستم پایین خواهد بود و ارزش آن ممکن است برای سازمان قابل توجه نباشد.

یك مشكل اساسی در مورد سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان پیش فرض‌های نادرست در مورد مدت زمان پیاده‌سازی و اجرای این سیستم‌ها است. در صورتی كه باید در نظر داشت كه پیاده‌سازی یك سیستم اطلاعاتی پیچیده مانند ERP با مخاطرات زیاد و اتفاقات پیش‌بینی نشده متعدد همراه است.

نتایج یك نظرسنجی كه توسط گروه پانوراما در سطح بیش از 100 شركت بین‌المللی در سال 2008 میلادی انجام شده، نشان می‌دهد كه بیش از 90 درصد موارد پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان با تاخیر روبه‌رو می‌شود. یكی از مواردی كه باعث ایجاد تاخیر می‌شود این است كه تامین‌كنندگان این سیستم‌ها هرگز واقعیت‌ها را به مشتریان انتقال نمی‌دهند و برای اینكه فروش سیستم‌هایشان با مشكل روبه‌رو نشود، بسیاری از موارد را در ارایه برنامه پروژه پنهان می‌كنند.

در حقیقت پیاده‌سازی موفق سیستم ERP بیش‌تر از اینكه به فناوری و نرم‌افزار وابسته باشد، به مشخصات و موقعیت كسب و كار وابسته است. معمولا تاخیر در پروژه ناشی از غفلت در برنامه‌ریزی صحیح و اصولی است. در ادامه به مواردی كه اغلب مورد غفلت قرار می‌گیرند، اشاره شده است:

تعریف جزییات فرآیندهای كسب و كار

موارد لازم در این زمینه باید با توجه به مشخصات خاص كسب و كار مورد نظر تهیه شود و نباید برنامه‌ریزی را براساس روشی كه نرم‌افزار به عنوان استاندارد و تجربه برتر معرفی می‌كند، انجام داد. بنابراین باید به جزییات فرآیندها كه برای راهبری كسب و كار ضروری است، توجه كرد و به بهانه جزیی‌نگری از آنها چشم‌پوشی نكرد.

توجه به مدیریت تغییر، ارتباطات و آموزش

مدیریت تغییر به معنای آموزش كاربران سیستم در چگونگی كار با سیستم جدید نیست. بلكه مدیریت تغییر به معنای شناسایی فرآیندهای تغییر یافته كسب و كار، نقش‌ها و تغییراتی است كه در حركت از وضع موجود به وضع مطلوب اتفاق افتاده است. بسیاری از پیام‌های مدیریت تغییر باید قبل از هرگونه شروع رسمی دوره‌های آموزشی منتقل شود تا بتواند مقاومت‌ها و بداخلاقی‌ها را كاهش داده و زمینه همراهی با پروژه را فراهم كند.

ارزیابی و واقع‌نمایی مزایا

می‌توان با اطمینان گفت كه یكی از اهداف سازمان‌ها برای پیاده‌سازی ERP كاهش هزینه‌ها و افزایش كارآیی است و باید مدیران مطمئن شوند كه به چنین اهدافی دست‌ پیدا می‌كنند. اما از روز اول چنین موضوعی محقق نخواهد شد. بنابراین تعریف شاخص‌ها و معیارها و اندازه‌گیری آنها قبل و بعد از پیاده‌سازی سیستم ERP، یكی از كارهایی است كه باید انجام پذیرد. باید در برنامه‌ریزی‌ پروژه توجه كرد كه بدون مرحله واقع‌نمایی در عمل پروژه با مشكلات مدیریتی متعددی روبه‌رو خواهد شد.

آزمایش فرآیندهای كسب و كار

كلیه دست‌اندركاران پروژه‌های فناوری اطلاعات و مدیران فنی با واژه آزمایش و تست نرم‌افزار و داده‌ها آشنا هستند، اما كمتر سازمانی به آزمایش فرآیندهای كسب و كار خود می‌پردازد. در حین و پس از پیاده‌سازی سیستم ERP، فرآیندهای جدیدی به وجود می‌آید كه باید از تعریف شفاف و بی‌عیب و نقص آنها اطمینان حاصل كرد، زیرا ممكن است فرآیندهای جدید كه به واسطه ERP وارد سازمان شده‌ است، از پیچیدگی‌های خاصی برخوردار و احتیاج به اتخاذ تصمیم‌های جدیدی داشته باشد.

تمركز تنها روی نرم‌افزار و بی‌توجهی به كسب و كار از جمله مخاطراتی است كه باعث تاخیر در انجام پروژه‌ها می‌شود. مطالبی كه عنوان شد در كنار ضعف در مدیریت پروژه، پشتیبانی نكردن از پروژه و مسایلی از این دست، عمده دلایل ایجاد تاخیر در پروژه‌های ERP به شمار می‌رود. تجارب نشان داده كه دلایل مذكور از بقیه بیشتر‌ مورد توجه قرار گرفته است و تنها راه برون‌رفت از این وضعیت، صرف وقت كافی و اهمیت قایل‌شدن برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه است.

فهرست مطالب

نرم افزار CRM - یک ماه اول رایگان

نرم افزار مدیریت کسب و کار و مشتریان (CRM) طلوع می تواند فروش شما را تا 300% افزایش دهد!

می توانید به مدت یک ماه، بصورت رایگان امکانات نرم افزار CRM طلوع را تست کنید.