در دنیای کسب و کار، ارزش بیشتر معمولاً به معنای درآمد بیشتر است. از میان موسسات آموزشی تنها تعداد کمی کاملا سودمحور هستند، بنابراین منظور از “ارزش آفرینی” در حوزه مشاغل آموزشی دقیقاً چیست؟ مفهوم ارزش آفرینی می‌تواند به معانی زیر تعبیر شود:
جذب دانشجویان جدید و افزایش تعداد ثبت نام
افزایش تعامل دانشجویان در فعالیت‌های آموزشگاه
بهبود و تقویت روابط با دانش آموختگان و اساتید
بنابراین نرم افزار CRM آموزشگاهی چیست و موسسه‌های آموزشی چگونه از آن بهره‌مند می‌شوند؟
نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه چیست؟
نرم افزار CRM ویژه آموزشگاه‌ها و به‌طور کلی نرم افزارهای CRM درصدد تحقق یک هدف است: “ایجاد رابطه باارزش با مشتری”. این هدف شامل ارزشمندتر کردن پیوندهای موجود و همچنین شکل گیری روابط تازه برای معتبرسازی مرکز آموزشی است.
مراکز آموزشی به‌طور معمول با چهره‌های مختلفی مراوده می‌کنند؛ متقاضیان احتمالی، دانشجویان (ثبت‌نام شده)، دانش‌آموختگان، مدرسان و کارکنان. نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه‌ها به حفظ و سازمان‌دهی کلیه اطلاعات جاری در یک موسسه آموزشی کمک می‌کند و پایه ایجاد روابط ارزشمند با دانشجویان است. علاوه بر این، نقش اساسی در مدیریت کارکنان و اتوماسیون گردش کار دارد.
تفاوت نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه با سایر نرم افزارهای مدیریت آموزشگاه چیست؟
بدیهی است که نرم افزار مدیریت مراکز آموزشی کم نداریم. متداول‌ترین نوع مورد استفاده توسط موسسات آموزشی، “نرم افزار آموزشگاهی” نامیده می‌شود. اصطلاح دیگری که معمولاً مورد استفاده قرار می‌گیرد “نرم افزار ثبت نام آموزشگاه” است. این سیستم‌ها برای مدیریت جنبه‌های مهم آموزشگاه، مانند موارد زیر طراحی شده اند:
فرایند جذب دانشجو
ثبت‌نام و زمان‌بندی کلاس
پرداخت شهریه
حضور و غیاب و رتبه‌بندی دانشجویان
اطلاعات تماس دانشجو و اساتید
همان‌طور که مشاهده می‌کنید نرم افزار مدیریت آموزشگاه بر مدیریت فعالیت‌های پیچیده تمرکز دارد. اما صفر و صد عمل می‌کند مثلاً یک دانشجو ثبت نام کرده یا نکرده‌است. شهریه را کامل پرداخته است یا خیر؛ در کلاس حضور داشته یا غایب بوده است. آن را با نرم افزار CRM آموزشگاه‌ها مقایسه کنید که می‌تواند در زمینه‌های زیر راه‌گشا باشد:
جذب متقاضیان از گروه‌ها و مراکز فرهنگی، تفریحی، ورزشی مختلف مانند استخرها
بهبود مشاوره دوره‌ها برای افزایش قدرت نگهداری و تأمین بهتر نیازهای دانشجو
تقویت روابط دانشجویی و دانش‌آموختگان برای دریافت سرمایه‌های مالی
سوال پیش می‌آید برخی افراد تنها یکبار برای مشاوره و کسب اطلاعات درباره دوره‌ها با مرکز تماس می‌گیرند آیا این تماس در همین نقطه پایان می‌یابد یا می‌توان با پیگیری مستمر ارتباط را زنده نگهداشت؟
البته که هر تماس مقدمه شکل‌گیری ارتباط مستمر و موثر است، برای رسیدن به این هدف کافیست اپراتور اطلاعات تماس گیرنده را در سیستم CRM ثبت کند. حال می توان تاریخ تماس بعدی را مشخص کرد (مثلا دو هفته دیگر)، دوره‌های مرتبط را پیامک کرد، تخفیف دوره‌ها را اطلاع رسانی کرد و این دست کارها. آموزشگاه با جمع آوری، تجزیه و تحلیل داده‌ها و راه اندازی و مدیریت کمپین‌های مبتنی بر آنالیز داده، سعی در جذب دانشجوی جدید دارد.
به بیان دیگر، از هر دو نرم افزار مدیریت آموزشگاه و نرم افزار CRM نسخه آموزشگاه برای مدیریت اطلاعات استفاده می‌شود. در حالی که نرم افزار مدیریت دانشجو از این اطلاعات برای تسهیل فعالیت‌های اداری موسسه استفاده می‌کند، CRM از آن برای بهبود روابط مانند موارد ذکر شده در بالا استفاده می‌کند. دانشجویان خواستار توجه بیشتر و خدمات سریع‌تر هستند، بنابراین مراکز فعال به سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری روی می‌آورند تا به روشی موثر این خواسته را برآورده کنند.
یکی دیگر از ویژگی‌های مفید و پرکاربرد سیستم CRM، اتوماسیون گردش کار است. این ویژگی باعث می‌شود که هرگز پاسخ دادن یا پیگیری درخواست دانشجویان را فراموش نکنید؛ سیستم وظایف را به‌طور خودکار به کارشناس مرتبط اختصاص می‌دهد.
ویژگی‌های کلیدی نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه
جذب و پذیرش دانشجو
استفاده از نرم افزار CRM قطعاً پیشرفت بسیار خوبی در فرایند جذب و پذیرش دانشجو بوده و به مراکز آموزشی کمک می‌کند تا روی فعالیت‌هایی که منجر به جذب دانشجو می‌شود تمرکز کنند و ارتباطات را با دانشجویان احتمالی و پذیرفته شده خود سازمان‌دهی کنند.
مدیریت اطلاعات دانشجویان
تشکیل بانک اطلاعاتی مهم‌ترین ویژگی نرم افزارهای CRM است. اطلاعات دانشجویان از جمله نام، جنسیت، سوابق تحصیلی، تلفن، ایمیل و سایر اطلاعات از کانال‌های مختلف در یک پایگاه داده واحد جمع‌آوری می‌شود که دسترسی آسان‌تر به اطلاعات را فراهم می‌کند. هر تعامل با دانشجو توسط CRM ردیابی می‌شود، بنابراین می‌توان پیام‌های هدف متناسب با رفتارهای قبلی و از طریق کانال‌های سفارشی به دانشجو ارسال شود.
کاملا تحت وب
برای استفاده از نرم افزار آموزشگاه تحت وب، نیازی به طی مراحل نصب نرم افزار و بانک اطلاعاتی روی تک تک کامپیوترهای آموزشگاه نیست و کارمندان با اتصال به اینترنت از کلیه امکانات برنامه به راحتی بهره‌مند می‌شوند.
مدیریت چندین شعبه
برای مراکز آموزشی که در چندین شعبه فعالیت می‌کنند مدیریت تمام واحدهای آموزشی با یک نرم افزار متمرکز فراهم است که با بهره گیری از امکانات آن می‌توان فعالیت‌های همه آموزشگاه‌ها را کنترل و مدیریت کرد.
ارسال پیام کوتاه
این سیستم بستر مناسبی برای ارسال خودکار پیامک‌های اطلاع‌رسانی، نظرسنجی و… ارائه کرده‌است که با انتخاب قالب‌های از پیش تعریف‌شده موجب تسهیل کار شود. این پیام ها در مواردی مانند ارسال پیامک خوش‌آمدگویی، تایید ثبت نام، لغو کلاس، سررسید قسط شهریه و… کاربرد دارد.
اتصال به دستگاه POS
امکان اتصال به دستگاه POS برای پرداخت‌های حضوری در آموزشگاه از نقاط قوت این برنامه است. در این حالت تمام شهریه‌های پرداختی در پرونده دانشجو ثبت و قابل گزارش‌گیری است.
بازاریابی ایمیلی
ایمیل مارکتینگ نه تنها یکی از روش‌های بازاریابی مقرون‌به‌صرفه‌ای است که مراکزآموزشی می‌توانند از آن بهره ببرند، بلکه در افزایش نرخ بازگشت سرمایه فوق‌العاده موثر است. CRM کمک می‌کند تا کمپین‌های ایمیل را خودکار کنند، عملکرد کمپین را بسنجند و بر اساس داده‌های بدست آمده کمپین‌های بازاریابی با کیفیت‌تری طراحی کنند.
یکپارچگی داده ها
اکثر آموزشگاه‌ها از چندین سیستم مختلف نرم افزاری استفاده می‌کنند. این نرم افزار به یکپارچه‌سازی داده‌های سیستم‌های دیگر برای بهره‌مندی بیشتر و بهتر از داده‌ها و تسریع عملکرد کارکنان کمک می‌کنند.
امکانات نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه
تعریف دانشجویان و اساتید
تعریف دوره‌های آموزشی به همراه گروه و زیرگروه برای دوره‌ها
تعریف دوره های آموزشی قابل تدریس توسط یک استاد و هزینه پیشنهادی استاد
ثبت نام اولیه دانشجویان
تعریف دوره های تقویمی
تخصیص استاد به دوره های تقویمی
ثبت دانشجویان یک دوره تقویمی
ثبت محل برگزاری دوره
ثبت هزینه های یک دوره
ثبت نمره هر دوره
ثبت و چاپ گواهینامه برای دانشجویان هر دوره
ثبت نحوه ی پرداخت توسط دانشجویان و نمایش مانده حساب هر دانشجو
نمایش مانده حساب هر استاد در هر دوره
ارسال پیامک و ایمیل گروهی و تکی
نرم افزار CRM مدیریت آموزشگاه برای چه آموزشگاه‌هایی مناسب است؟
نرم افزار مدیریت مراکز آموزشی قابل استفاده در آموزشگاه علمی، آموزشگاه کنکور، آموزشگاه فنی و حرفه ای، آموزشگاه کامپیوتر، آموزشگاه زبان، آموزشگاه هنری و موسیقی، آموزشگاه رانندگی، موسسات قرآنی، مهد کودک و… است که نقش بسزایی در مدیریت و کنترل امور اداری آموزشگاه دارد.