فرآیند پیاده سازی سیستم های ERP
فرآیند بکارگیری و پیاده سازی سیستم های ERP یک چالش فنی - اجتماعی است که بر سطوح استراتژیک و عملیاتی شرکت تاثیرگذار خواهد بود و لزوما اجرای آن بازده مورد انتظار سازمان استفاده کننده را به همراه نخواهد داشت. بنابراین درک کامل این فرآیند در سطوح مختلف آن از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کرده و فرآیند تغییر بوجود آمده را به سمت و سوی ایده آل سوق خواهد داد. برای دستیابی به چنین هدفی لازم است دیدگاهی متوازن اتخاذ نمود. بدین معنی که همه سطوح استراتژیک، تاکتیکی و عملیاتی بوضوح مشخص شده و منافع مورد انتظار هر بخش مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
اکثر محققانی که در مورد سیستم های ERP تحقیق می کنند با این سوال روبرو هستند که چگونه میتوان این سیستم را در یک سازمان خریدار بطور موفقیت آمیزی پیاده سازی کرد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت فرآیند پیاده سازی و بکارگیری این سیستم ها شامل ترکیبی از تغییرات ایجاد شده در فرآیند کسب و کار و ساختار نرم افزار موجود جهت وفق دادن و متناسب سازی نرم افزار با فرآیندهای جاری کسب و کار می باشد.
بنابراین این کار بیشتر از آنکه یک تجربه فنی باشد، یک انقلاب سازمانی بشمار خواهد رفت. از آنجا که ERP پدیده ای نسبتا جدید در صنعت نرم افزار بشمار می رود، روش های بکارگیری و پیاده سازی آن هنوز در حال توسعه و تکامل می باشد.در یکی از این تحقیقات که توسط تونی سامرز و کلارا نیلسون انجام شده است، لیست اولویت بندی شده و مفیدی از این عوامل موفقیت که از حدود 110 مطالعه موردی دربکارگیری سیستم هایERP از ادبیات موضوع استخراج شده است، ارائه گردیده است. این عوامل در قالب لیستی از 22 عامل و بر اساس اولویت مرتب شده است که به همراه سایر عوامل شناسایی شده از تحقیقات مشابه در زیر به مهمترین این عوامل اشاره می شود.
عوامل موفقیت در پیاده سازی سیستم هایERP
حمایت مدیریت ارشد
تحقیقات نشان داده است حمایت مدیریت ارشد بخصوص در مراحل اولیه پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. البته نقش مدیریت میانی و سایر پرسنل نیز در جای خود خالی از اهمیت نخواهد بود ولی تحقیقات نشان داده است اگر مدیریت ارشد بطور دائمی مسئولیت ها و وظایف این پروژه را به دیگران تفویض نماید، احتمال شکست پروژه بسیار افزایش خواهد یافت.
شایستگی تیم پروژه
تیم پروژه باید شامل بهترین پرسنل موجود در سازمان باشد و ایجاد یک تیم از حوزه های مختلف کاری بسیار لازم و ضروری بنظر می رسد. این تیم باید مشاورانی از خارج شرکت نیز در اختیار داشته باشد که از هر دو نوع دانش تجاری و فنی بهره مند باشند، پروژه ERP در اولویت اول کاری آنان باشد و بصورت تمام وقت در این حوزه فعالیت کنند. در صورت امکان اعضای تیم باید در یک محل استقرار داشته باشند تا امکان برقراری ارتباط و همکاری را با یکدیگر داشته باشند.
همکاری بین بخش ها
از آنجا که هدف اصلی و اولیه پروژه های ERP، ایجاد انسجام و یکپارچکی بین حوزه های مختلف کاری می باشد، وجود یک همکاری نزدیک بین این بخشها به عنوان یک پیش نیاز طبیعی شناخته می شود.مدیریت ارتباطات موثر و انتظارات موجود در سطوح مختلف سازمان بسیار ضروری بنظر می رسد به طوری که کارکنان به طور کامل از اهداف، فعالیت ها، حوزه عمل و تغییراتی که در سازمان ایجاد خواهد شد اطلاع کامل پیدا کنند.
اهداف و مقاصد مشخص و روشن
دستیابی به یک درک کامل از اهداف و مقاصد و همچنین راه های دستیابی به این اهداف در اولین مرحله از اجرای هر پروژه فناوری اطلاعات به عنوان یک امر ضروری و پیش نیاز شناخته می شود. این برنامه باید مزایا و منافع مورد نظر و استراتژیک، منابع، هزینه ها، ریسک و زمان مورد نظر در اجرای پروژه و سایر موارد را به وضوح بیان نماید، مسئولیت های سازمان در قبال انجام پروژه باید مشخص باشد، توجیه سرمایه گذاری در این پروژه باید وجود داشته باشد و فلسفه وجودی این پروژه باید در جهت نیازهای سازمان و مرتبط با این نیازها باشد.
مدیریت پروژه
شخص یا گروهی از افراد باید مسئولیت پیشبرد موفقیت آمیز پروژه را بر عهده داشته باشند. این گروه باید در ابتدا حوزه عمل و فعالیت پروژه را کاملا مشخص بیان نمایند که شامل: تعداد سیستم های مورد استفاده، میزان مشارکت واحدهای کسب و کار و میزان مهندسی مجدد مورد نیاز در فرآیندها می باشد. پیچیدگی پروژه های پیاده سازیERP از جهات مختلف از جمله سخت افزار، نرم افزار، مباحث سازمانی و ترکیب این عوامل با یکدیگر بسیار زیاد است. یک راه برای غلبه بر این پیچیدگی استفاده از یک برنامه ریزی مشخص و حساب شده توسط مدیریت پروژه می باشد. از آنجا که انجام این پروژه با ریسک، هزینه و چالش بالایی همراه خواهد بود، نیازمند مدیریت دقیق در همه مراحل اجرایی آن می باشد.
ارتباطات بین بخشی
اهمیت ارتباطات بین بخش های مختلف در ادبیات پیاده سازی و بکارگیری پروژه های فناوری اطلاعات بر هیچ کس پوشیده نیست. در دستیابی به این هدف استفاده از ابزار ارتباطی مناسب از قبیل پست الکترونیک بجای استفاده از تلفن و ارتباطات رو در رو موثر واقع خواهد شد. از آنجا که هدف اصلی و اولیه ERP، انسجام بین بخش های مختلف کسب و کار میباشد، می توان گفت ارتباطات و همکاری بین بخش های مختلف هسته مرکزی فرآیند پیاده سازی سیستم های ERP هستند. اگر ارتباطات مناسب باشد، روحیه همکاری بین بخش های مختلف شکل خواهد گرفت و همین امر به موفقیت پروژه کمک خواهد کرد.
قهرمان پروژه
موفقیت این پروژه ها به وجود یک سمبل و قهرمان که بتواند وظایف اصلی و مهم، رهبری، تسهیل امور و ایجاد حس رضایت در کاربران را ایجاد کند بستگی زیادی خواهد داشت. معمولا چنین فردی کسی است که اختیارات لازم برای انجام تغییرات اساسی و اصلی را در سازمان داشته باشد. به عبارت دیگر این فرد نقش بازاریابی پروژه را در سازمان برعهده دارد.
پشتیبانی فروشنده
پروژه ای در این ابعاد وسیع را نمی توان به یک مشاور خارج از شرکت واگذار کرد. از طرفی از آنجا که شرکت معمولا همه مهارت های لازم برای مدیریت چنین پروژه ای را در داخل شرکت موجود ندارد، بین موفقیت پروژه و وجود یک تناسب و سازگاری بین شرکت خریدار و فروشنده نرم افزار، ارتباط و همبستگی مثبت وجود دارد.
دقت در انتخاب بسته نرم افزاری
بسته های نرم افزاری موجود در بازار ممکن است برای سازمان ها و موسسات در اندازه های مختلف وجود داشته باشد، بنابراین لازم است قبل از انتخاب به این نکته توجه کرد که کدامیک می توانند به بهترین نحو نیازهای سازمان را برآورده سازند و الا عدم تطابق بین بسته نرم افزاری و فرآیند کسب و کار یا نیاز به ایجاد تغییرات اساسی در نرم افزار و فرآیندهای موجود، زمان بر، هزینه بر و با ریسک بالا همراه خواهد بود. انتخاب یک بسته نرم افزاری مناسب و منطبق با نیازهای یک سازمان جهت بهبود فرآیندهای کسب و کار از تصمیمات مهم برای هر سازمان بشمار می رود. هر یک از این بسته های نرم افزاری ویژگی ها و قابلیت های خاصی را ارائه می کنند.
مدیریت تغییر
تقریبا نیمی از پروژه های ناکام مانده ERP به این دلیل شکست خورده اند که مدیران آنها تلاش لازم برای اعمال مدیریت تغییر صحیح و مناسب را در نظر نگرفته اند. مقاومت در برابر تغییر از دلایل اصلی شکست پروژه ها می باشد.مارتین و چینگ پیشنهاد می کنند راه کاهش این مقاومت، مشارکت دادن کارکنان در فرآیند تغییر است. به عقیده نوریس از ابزارهای مدیریت تغییر می توان رهبری، ارتباطات، آموزش، برنامه ریزی و استفاده از سیستم های مشوق را بر شمرد.سیستم های ERP تاثیر شگرفی بر سازمان و بخصوص پرسنل آن خواهند داشت و در اینجاست که نقش مدیریت تغییر بسیار ضروری به نظر می رسد. برای به کارگیری ERP لازم است فرآیندهای تجاری و وظایفی که پرسنل انجام می داده اند در جهت صحیح مورد تغییر قرار گیرد.فرهنگ موجود در سازمان و تغییر سازمانی باید به طور موثر مدیریت شود. فرهنگی با عقاید و ارزشهای مشترک برای موفقیت پروژه بسیار ضروری است و تاکید بر کیفیت، توانایی بالا و تمایل قوی به پذیرش فناوری جدید باید در سازمان تقویت شود.
آموزش
سیستم هایERP سیستم های پیچیده ای بوده و نیازمند آموزش سختگیرانه ای هستند. آموزش ناکافی یا عدم وجود آن می تواند منجر به شکست پروژه شود. سطوح مختلف موجود در شرکت نیازمند آموزش های متفاوتی در مورد این سیستم ها هستند.به عنوان مثال اعضای تیم پروژه و کمیته راهبری باید اطلاعات کافی در مورد چگونگی عملکرد سیستم و تحلیل بخش های مختلف آن را در اختیار کاربران آن قرار دهند و کاربران نهایی نیز نیازمند آموزش بخش های مربوطه هستند.
مستند سازی
یکی از وظایف اصلی مدیریت پروژه و همچنین از عوامل موفقیت پروژه ها مستند سازی پروژه از قبیل مستندات فنی و پشتیبانی می باشد. مستندات فنی شامل گزارش های شناخت، مدل های تحلیل و طراحی سیستم، مدل های اطلاعاتی سیستم و مستندات آموزشی سیستم و مستندات پشتیبانی پروژه شامل قرارداد پروژه، گزارش دهی فعالیت ها، برنامه ریزی فعالیت ها و مکاتبات پروژه می باشد. مستندات باید با ابزار استانداردی مثل MS Office، MS Project و... تهیه شده و قابل بازیابی در محیط مشتری باشد.
مدیریت انتظارات
در مورد ارتباط عوامل موفقیت بحرانی (CSFs) با یکدیگر در پیاده سازیERP نیز مطالعاتی صورت گرفته که از آن جمله می توان به مطالعه موردی هلدن و آکرمن اشاره کرد که طی سال های 1997 تا 1999 در یک شرکت هواپیمایی انجام شده است. در این تحقیق 10 فاکتور از فاکتورهای موجود در لیست عوامل 22 گانه سامرز و نلسون جهت بررسی ارتباط بین این عوامل مورد بررسی قرار گرفت و به این نتیجه دست یافتند از آنجا که ارتباطات بین اعضای تیم پروژه بر اساس مباحث فنی و تنها متمرکز بر این مباحث بوده است (عمدتا در مورد انتخاب نرم افزار) و مدیر پروژه بیشتر بر مباحث فنی امر تاکید داشته است، این امر بر عقاید مدیریت ارشد نیز تاثیر گذار بوده است.بنابراین انتظارات موجود در مورد سایر عوامل غیر فنی بخوبی مدیریت نشده و اهداف و مقاصد اجرای پروژه نیز بطور واضح و مشخص بیان نشده است. بنابراین می توان نتیجه گرفت که همه این عوامل به طور مستقیم یا غیر مستقیم بر یکدیگر موثرند.قبل از اینکه به جزئیات فرایند پیاده سازی بپردازید، تمرکز اصلی شما باید روی انتخاب مناسب ترین ارائه دهنده سیستم ERP برای کسب و کار شما باشد. هنگامی که راه کار ERP خود را انتخاب کردید، مرحله بعدی اجرای سیستم ERP است.
